Lo que más echamos de menos cuando teletrabajamos es ver a las compañeras y los compañeros de trabajo en persona, ya que el contacto virtual tan solo es capaz de transmitir el sentimiento de comunidad y el espíritu de equipo hasta cierto grado. No en vano los expertos en comunicación afirman que los encuentros interpersonales son un tipo de interacción humana altamente compleja y eficaz. Estos encuentros estimulan todos los sentidos y, por este motivo, permiten resolver mejor los malentendidos y mejoran el sentimiento de compromiso y el interés. Es más, aparte de las reuniones programadas, los encuentros espontáneos e interdisciplinarios dentro de la red de contactos de la empresa son vitales para tener nuevas ideas y contrastar las existentes. Fomentar estos encuentros es, quizás, la razón principal por la que, en el futuro, volveremos a trabajar en la oficina, para no perder las sinergias que pueden surgir en ellos.
Cuando pensamos en reuniones de empresa, a muchos nos vienen a la mente encuentros formales, como conferencias o reuniones periódicas en las que hay un programa fijo o predefinido. Esta especie de rituales son importantes en entornos laborales cambiantes, ya que les confieren estructura y orden y, así, les dan una orientación. Por ello, en el concepto Human Centered Workplace, también hay cabida para estos encuentros fijos que dotan de estabilidad un entorno altamente flexible. El diseño de la sala de conferencias simboliza en este caso una cultura de empresa abierta. El sillón Graph y la geometría redondeada de la mesa Graph simbolizan esta apertura poniendo a todos los participantes a la misma altura, tratándolos de igual a igual. Así, el bienestar, el propósito, la identidad de la empresa y una buena cooperación se aúnan en un único entorno.
A la hora de diseñar salas de reunión más pequeñas, se deben tener en mente las reuniones en petit comité. Este tipo de espacios a menudo cuentan con unas cortinas pesadas que permiten aislarlos acústicamente del resto de la oficina. El diseño se sirve de una gama de colores y de materiales que, a pesar de tener una estructura jerárquica, refuerzan el sentimiento de comunidad. Así, el sillón de conferencias Occo muestra el aprecio por el personal de la empresa y lo pone a la misma altura que el sillón ON. Ambos modelos favorecen un movimiento saludable, piedra angular del conjunto del diseño.
Las cabinas de reuniones son cubículos que se pueden reservar para incluir a participantes virtuales en las reuniones. No hace falta tener un tercer ojo para afirmar que las salas para reuniones híbridas cobrarán cada vez más importancia. Además, estos espacios se pueden apantallar para conseguir total privacidad, tanto acústica, como visual. A pesar de que estas reuniones tienen un carácter formal, las mesas de pie Occo y los taburetes altos Occo aportan un toque de familiaridad y cercanía. Este mobiliario también fomenta una postura saludable. Los materiales y los colores empleados transmiten cercanía con la naturaleza y familiaridad, aspectos que están cobrando cada vez más importancia en el mundo tecnológico de hoy en día.
Un espacio de reunión informal con el mismo mobiliario del programa Occo se puede diseñar para las zonas de reunión abiertas. Se trata de espacios cercanos a los puestos de trabajo para llevar a cabo reuniones espontáneas que no requieren de excesiva discreción sobre un proyecto o una tarea concretos. Su integración en un espacio de trabajo abierto fomenta la transparencia y la cohesión interdepartamental. Además, ofrecen la posibilidad de entablar diálogos espontáneos sin molestar a los demás.
En la cafetería interna de la empresa confluyen reuniones espontáneas con reuniones programadas. Mientras unos han quedado para tomar café o para comer, otros se unen de forma espontánea. Estos encuentros, siempre de carácter informal, son especialmente importantes para fomentar la confianza y el sentimiento de comunidad. «Ningún grupo humano se mantiene unido sin comidas en común», constata Christopher Alexander en su famoso libro El lenguaje de patrones (ing. A Pattern Language), ya que comer y beber son actividades sociales ancladas en lo más profundo de nuestra genética. Fortalecer las relaciones sociales es, como el mero acto de comer, vital para la salud y la cohesión. Las mesas Graph y los bancos en forma de L Insit juntan, literalmente, a las personas, mientras que las mesas de pie Occo son perfectas para quienes prefieran comer algo rápido sin sentarse. Asimismo, los mostradores orientados hacia la pared ofrecen un rincón reservado para quienes busquen una pausa en solitud, algo igual de necesario para toda comunidad equilibrada.
La cafetería abierta al público e integrada en la planta baja, en cambio, es el lugar idóneo para quienes quieran conocer gente nueva. Estos encuentros fortuitos consiguen una mayor apertura de miras y son la oportunidad perfecta para contrastar ideas nuevas. La cafetería, cálida, luminosa y clara, invita a sentarse en las sillas Occo alrededor de las mesas Occo y entablar una conversación. En este espacio, el personal de la empresa puede hacer una pausa junto a su pareja, sus hijos o sus amigos y mejorar, así, la conciliación entre su vida laboral y la personal.
Los encuentros pueden ser informales, programados, espontáneos o fortuitos, una variedad que se refleja en los espacios del concepto Human Centered Workplace, basados en la creación de estructuras abiertas y el uso de una gama de materiales y colores que confieran al espacio un respeto por el bienestar y la salud de las personas. Una muestra de una cultura empresarial que tiene como prioridad el contacto interpersonal y lo reconoce como la mayor fuente de éxito y de propósito.
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