Das Unplanbare meistern

Die radikale Umstellung auf das Homeoffice im Kontext von Corona hat vielerorts die Frage aufgeworfen, ob das gemeinsame Arbeiten in Büroräumen überhaupt noch zeitgemäß ist. Zumal vieles besser als erwartet funktioniert hat.

Ein wichtiges Fazit ist aber: Selbst das professionellste Homeoffice kann Gemeinschaftssinn, das Gefühl für Stimmung und Atmosphäre, spontanen Austausch und vor allem die für Innovation und Veränderung so wichtigen persönlichen Begegnungen nicht ersetzen. Also alles das, was angesichts der nahezu überall anstehenden Transformationsprozesse dringlicher erscheint als je zuvor.

Weltweit stellen sich quer durch nahezu alle Branchen ähnliche Kernfragen:

• Wie kann durch die Büroarbeitswelt die Attraktivität für die gesuchten Talente und Fachkräfte erhöht werden?
• Wie lassen sich Innovationskraft und Veränderungsfähigkeit stärken?
• Wie können Gesundheit und Arbeitsfähigkeit als wertvolle Ressource erhalten werden?
• Wie lässt sich dabei Sinnstiftung für die Folgegeneration vermitteln?

Mit dem „Human Centered Workplace“ wurde dafür ein verblüffend einfaches, ganzheitliches Werkzeug entwickelt, das in der Flut der Unwägbarkeiten kommender Herausforderungen Sicherheit und Orientierung für zukunftsorientierte Bürowelten bietet.

Die sozialen und individuellen Bedürfnisse des Menschen stehen im Zentrum des „Human Centered Workspace“. An den Arbeitsplätzen wird das Wohlbefinden beispielsweise durch Bewegungsförderung, Bedienungskomfort und akustische Raumqualität gesteigert. Die offene Raumgestaltung fördert soziale Kontakte und Kollaboration. Verschiedene Kollaborationsbereiche gehen fließend ineinander über und können dank dynamischer, flexibler Möbel je nach Bedarf selbständig von den Nutzerinnen und Nutzern angepasst werden.

Vor dem Hintergrund relevanter Megatrends zeigt der Ansatz die wesentlichen Dimensionen auf, die als Planungsgrundlagen erarbeitet werden sollten und bei jeder Entscheidung im Blick zu halten sind. Dazu veranschaulichen beispielhafte, mit dem renommierten Studio 1zu33 entwickelte Szenarien, wie eine Arbeitswelt aussehen kann, in der auch noch übermorgen gerne und vor allem gut gearbeitet wird. 

Kommunikation und Kooperation gelten als Schlüssel, um die anstehenden Herausforderungen durch die Digitalisierung nahezu aller Arbeitsbereiche schneller, kostengünstiger und vor allem erfolgreicher zu meistern. 

Doch für eine produktive Wertschöpfung ist die richtige Kombination aus Kommunikation und fokussierter Einzelarbeit entscheidend. Deshalb gibt es im Human Centered Workplace je nach Aufgabe und individueller Vorliebe ganz unterschiedliche räumliche Angebote, um zu reflektieren, zu recherchieren, Dokumente zu erstellen oder auch Aufgabenpakete abzuarbeiten.

Stundenlange konzentrierte Bildschirmarbeit erfordert ein großes Display, Abschirmung und ein Equipment, das dem komatösen Bewegungsmangel der Digitalarbeit entgegenwirkt. Denn der Organismus ist auf kleine, vielfältige und häufige Bewegungen angewiesen, damit Gelenke und Muskulatur ausreichend versorgt bleiben. Und selbst das Gehirn „fährt herunter“, wenn es nicht immer wieder durch Bewegungen stimuliert wird. 

Deshalb haben wir denHuman Centered Workplace mit dynamischen und mobilen Möbeln ausgestattet:

• Die Schreibtischarbeitsplätze sind mit unseren Free-to-move-Bürostühlen AT ausgestattet, bei denen kleine, unbewusste Gewichtsverlagerungen „automatisch“ in dreidimensionale Bewegungen übersetzt werden. Weil sich der Gegendruck der Rückenlehne in allen Bewegungsrichtungen automatisch auf unterschiedliche Nutzer einstellt, kann ein Arbeitsplatz problemlos von mehreren Personen und dadurch besonders wirtschaftlich genutzt werden.
• Elektrisch höhenverstellbare Tische fördern die Stehsitzdynamik.
• Akustik-Paneele reduzieren Störfaktoren.
• Pausen- und Meeting-Zonen mit Stand-Up-Bewegungshockern und Insit-Bänken zahlen auf Gemeinschaftsgefühl und Kooperation ein. 

Wer innerhalb der Projektarbeit zeitweise am Rechner arbeitet, kann dafür einen Arbeitsplatz in dem flexibel nutzbaren, durch Highboards gegliederten Projektbüro beziehen. Die Schreibtische werden hier aus mobilen, mit vertikal schwenkbaren Platten versehenen Timetable-Tischen gebildet. So lassen sich ganz einfach Tischarbeitsplätze hinzufügen, reduzieren, verdichten oder entzerren – ganz wie es Teamkonstellation und aktueller Bedarf erfordern. 

Reservetische sind kompakt ineinander gestaffelt im Fundusraum vorzuhalten und für spontane Besprechungen stehen Sitz-Böcke bereit. Die Möglichkeit, sich als Akteur auf der „Arbeitsbühne“ das Setting selbst zusammenzustellen, stärkt neben Gesundheit und Teamgeist auch Engagement und Identifikation mit den Unternehmenszielen.

Bei der Büroarbeit im Top-Management gelten das Transparenzprinzip und der übergreifende Material-, Farb- und Gestaltungskanon, der Naturnähe, Wohlbefinden und Dynamik vermittelt. Weil bei Führungskräften der formalisierte Kommunikationsanteil an der Büroarbeit deutlich höher ist, steht die Besprechung im Mittelpunkt des Arbeitsplatzkonzepts.

Auf einen großen Monitor, der sich als hinderliche Barriere auswirken würde, wird verzichtet, nicht jedoch auf die Beweglichkeit des Bürosessels: Der ON mit markanter Kontur-Polsterung fördert gesunde Haltungswechsel vom aufrechten Sitzen über gestützte Seitenneigungen bis zum entspannten „Lümmeln“. Und die Occo-Conference-Sessel mit Active-Mechanik sorgen bei aller vertrauensbildenden Wohnlichkeit für Sitzdynamik auch auf der „anderen Seite“ des Versa-Tischs. Weil der Tisch im Handumdrehen abzubauen ist, lässt sich auch diese „Bühne“ jederzeit umnutzen.

Geht es schließlich darum, zwischendurch mal ganz in Ruhe und für sich allein am Laptop zu arbeiten, dann lassen sich im Human Centered Workplace auch die eingestellten Raum-in-Raum-Lösungen temporär als „Rückzugsbüro“ nutzen. Normalerweise für Teambesprechungen und Videokonferenzen gedacht bieten die Occo-Stehtische und -Barstühle mit den wohnlichen Massivholzgestellen eine inspirierende und bei zugezogenen Vorhängen abgeschirmte Arbeitssituation.

Maximale Flexibilität und Förderung von Eigeninitiative und Selbstorganisation können im Human Centered Workplace ganz neue Potenziale und maximale Zukunftssicherheit erschließen.

Weil hier alle Sinne angesprochen werden, lassen sich Missverständnisse besser ausschließen. Neben offiziellen Meetings gewinnen gerade die zufälligen, interdisziplinären Begegnungen im Unternehmen immer mehr Bedeutung, um neue Ideen zu entwickeln und Bestehendes zu hinterfragen. Die Förderung dieser zufälligen Begegnungen, ist der vielleicht wichtigste Grund, warum es auch in Zukunft essentiell ist, im Büro zu arbeiten.

Deshalb bietet der Human Centered Workplace sowohl flexibel nutzbare, als auch zweckgebundene Räume. Die Gestaltung des Konferenzraums symbolisiert eine offene und aufgeschlossene Unternehmenskultur.

• Die moderne und transparente Gestaltung unseres Graph-Programms fördert das Wohlbefinden, Sinnstiftung, die Identifikation mit dem Unternehmen und bietet hervorragende Möglichkeiten zur Zusammenarbeit.
• Um das Gefühl zu unterstreichen, dass jeder unabhängig von seiner Position in der Hierarchie Teil des Teams ist, basiert die Auswahl der Materialien und Farben auf dem übergreifenden Designkonzept.
• Die Occo-Conference-Sessel zeugen von Wertschätzung der Gesprächspartner und bilden ein äquivalentes Gegengewicht zum ON-Bürosesel.
• Beide Modelle fördern gesunde Beweglichkeit, die zum festen Kanon des gesamten Einrichtungskonzepts zählt.

Buchbare Besprechungskabinen stehen ebenfalls für geplante Meetings zur Verfügung. Zudem können weitere Teilnehmende virtuell dazugeschaltet werden. Bei Bedarf lassen sich die Kabinen akustisch und visuell abschirmen. Um trotz des formalisierten Charakters solcher Besprechungen informelle Nähe und Beteiligung zu fördern, wird an Occo-Stehtischen und auf Occo-Barhockern konferiert. Farben und Materialien vermitteln Naturnähe und emotionale Geborgenheit – ein Aspekt, der in zunehmend technisierten und abstrakten Arbeitswelten immer mehr Bedeutung gewinnt.

Ein ganz ähnliches informelles Setting mit identischem Occo-Mobiliar findet sich auch in den offenen Besprechungsecken. Sie bilden für die angrenzenden Arbeitsplätze das Angebot für kurze Stand-up-Meetings, in denen weder Diskretion noch akustische Abschirmung gefordert ist. Die Integration in die offene Raumstruktur fördert Transparenz und ein abteilungsübergreifendes Verständnis in der Büroetage – und sie eröffnet die Möglichkeit, sich auch spontan zu besprechen, ohne dabei andere zu stören.

Die hauseigene Küche dient als Treffpunkt für geplante und ungeplante Interaktionen, bei denen sich Menschen zum Essen oder auf eine Tasse Kaffee verabreden und andere sich ihnen spontan anschließen. Diese Art von Begegnungen sind immer informell und daher besonders wichtig, um Teamgeist zu schaffen und Vertrauen aufzubauen. 

• Graph-Tische und Insit-Eckbänke bringen die Menschen buchstäblich zusammen. 

• Und wer beim kurzen Schnack und Snack lieber stehen will, findet dazu am Occo-Stehtisch Gelegenheit.

Wer dagegen neue Gesichter sehen und kennenlernen will, dem bietet dazu das im Erdgeschoss integrierte, öffentlich zugängliche Café alle Möglichkeiten. Das Café ist ein heller und freundlicher Ort, an dem Menschen auch mit Personen außerhalb ihrer Organisation in Kontakt treten können. 

Die Anpassungsfähigkeit an sich dynamisch verändernde Rahmenbedingungen und neue Ideen für zukunftsfähige Geschäftsmodelle sind quer durch alle Bereiche gefragter als je zuvor. Was, wenn nicht die Stärkung der Innovationskraft sollte angesichts dieser Herausforderungen im Zentrum der Gestaltung für die gemeinsame Büroarbeit stehen?

Innovationen entstehen, wenn zwei oder mehr Informationen auf neue Weise zusammengeführt werden. Je häufiger also Informationen aus unterschiedlichen Bereichen zusammenkommen, sich im Wortsinn „begegnen“, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit einer solchen neuartigen Verknüpfung.

Wir wissen aus der Innovationsforschung, dass deshalb über 80% der Innovationen im Austausch bei persönlichen, oft zufälligen Begegnungen entstehen. Und wir wissen aus der Psychologie, dass Veränderungen immer auch Ängste wecken, die nur durch Vertrauen überwunden werden können. Geborgenheit, Wertschätzung, Zuwendung und Zugehörigkeit – all das kann nur in sozialen Interaktionen bei persönlichen Begegnungen entstehen, weil dabei im Unterbewusstsein alle Sinne aktiviert werden.

Büros als Begegnungsräume zu konzipieren, ist daher wesentliche Grundlage eines erfolgreichen Innovations- und Changemanagements. Denn Mitarbeitende, die motiviert sind und sich geschätzt fühlen, sind gleichzeitig auch glücklicher und gesünder. 

Die Wegeführungen sind so angelegt, dass immer wieder „Knotenpunkte“ für zufällige Begegnungen entstehen und die Atmosphären sind so vielseitig, dass sie Lust darauf machen, den Kontakt zu anderen zu suchen. Die ansprechende Möblierung schafft Bezugspunkte, Vertrauen und Sicherheit.

Betroffene zu Beteiligten des Wandels zu machen, schließt ein, dass für die Settings der Zusammenarbeit unterschiedliche Raumangebote zur Wahl stehen – und dass vor allem innerhalb einer vorgegebenen räumlichen Struktur Tische und Stühle als hochprofessionelle Tools je nach Situation selbstbestimmt und selbstorganisiert konfiguriert werden können.

Wer bei der Anordnung der Settings selbst Hand anlegt, ist von Anfang an Co-Autor eines Prozesses und in der Lage, die Zusammenhänge buchstäblich besser zu „begreifen“. Aus passiv Konsumierenden werden so aktiv Mitgestaltende des Wandels, die sich gerne mit all ihren Fähigkeiten und Potenzialen einbringen. Gleichzeitig werden Barrieren und Ängste vor Veränderungen wirkungsvoll abgebaut.

Der Innovationsraum im Erdgeschoss des Human Centered Workplace ist mit allen Tools ausgestattet, die im kreativen Prozess hilfreich sind: 

• Die mobilen Tische Timetable-Lift mit kabelloser, elektrischer Höhenverstellung laden zu Besprechungen im Sitzen oder zu Interaktionen im Stehen ein. Die magnetisch haftfähigen und beschreibbaren Tischplatten dienen als gemeinsame Arbeitsfläche und werden vertikal hochgeschwenkt zur Präsentations- und Projektionswand, die sich zur Ergebnissicherung einfach abfotografieren lässt.
• Sitzböcke und Stand-Up-Bewegungshocker lassen sich spontan gruppieren und laden zu Haltungs- und damit auch mentalen Perspektivwechseln ein.
• An den gelochten Wandtafeln lassen sich für Kreativitätsmethoden wie Design-Thinking unterschiedliche Materialen organisieren.
• Flächenbündig eingelassen Wanddisplays integrieren den digitalen Informationsraum und in Deckenschienen abgehängte, transluzente Wandscheiben bieten eine flexibel verschiebbare Zonierung etwa für die abgeschirmte Arbeit in Kleingruppen.

Es ist an der Zeit, sich auf die zentralen Vorteile der Zusammenarbeit am gemeinsamen Ort im Büro zu besinnen und entsprechende Raumkonzepte umzusetzen. Weil die Arbeit im Homeoffice auch auf Dauer zur festen Option der Arbeitsortsmodelle insbesondere für Fokusarbeit zählen wird, kann ein Teil der bisherigen Arbeitsplatzflächen dafür umgewidmet werden.

Wer wochenlang zuhause arbeitet, beginnt die Bindung an Kolleginnen und Kollegen und nicht zuletzt an das Unternehmen zu verlieren. Denn Unternehmen sind vor allen Dingen soziale Gemeinschaften derjenigen Menschen, die in ihnen zusammenarbeiten.

Zum Verlust der emotionalen Bindung kommt häufig das Gefühl, nicht mehr zu wissen, was im Unternehmen „läuft“, wie sich die Beziehungsgeflechte verändern und damit möglicherweise der Stellenwert der eigenen Rolle im Team. Die Förderung des Teamgeist, der Community, ist deshalb vor allem dann wichtig, wenn Anpassungen und Veränderungen anstehen, weil sich die Rahmenbedingungen des Marktes dramatisch verändern. 

Die Community ist die Grundlage für jede Form konstruktiver Zusammenarbeit und insbesondere für Veränderungs- und Innovationsprozesse. Als integraler Bestandteil der Unternehmenskultur ist das Gemeinschaftsgefühl entscheidend für die Identität einer Organisation und ein wichtiges Unterscheidungsmerkmal eines Arbeitgebers gegenüber anderen.

Aber um eine Community zu schaffen, ist im wahrsten Sinne des Wortes Raum erforderlich. Sie kann nicht diktiert, jedoch gefördert werden:

• In Meetings stärken Rituale die Verlässlichkeit und Orientierung im Team.
• Das gemeinsame Feiern von Erfolgen oder Ereignissen ist ein weiterer Schlüssel, das Gemeinschaftsgefühl zu stärken.
• Am stärksten werden die emotionalen Bindungen, wenn sich Begegnungen mit dem für alle grundlegenden Bedürfnis nach Essen und Trinken verbinden.
• Ungeplante, zufällige Begegnungen, in denen Beziehungen entstehen, gepflegt und gefestigt werden, können durch die entsprechenden Räume gefördert werden.

Die Community ist in einer Wissenswirtschaft unabdingbar für das Erreichen der unternehmerischen Ziele und für eine Sinnstiftung, die über den bloßen Profit hinausgeht. Sie zu hegen, zu pflegen und weiterzuentwickeln zählt daher zum Wichtigsten, was das Büro als Gemeinschaftsraum leisten sollte.

Der Satz „Ich habe ausgelernt“ bezeichnete noch vor wenigen Jahrzehnten das Ende einer Berufsausbildung. Dahinter stand die Überzeugung, dass nach Beendigung von Schule, Lehre oder Studium von dem dort erworbenen Erkenntnis- und Wissensschatz ein ganzes Berufsleben lang gezehrt werden könne. 

Heute sorgen das Internet und seine nahezu unbeschränkte Zugänglichkeit dafür, dass die Informationsflut exponentiell zu- und die Halbwertszeit für gesichertes Wissen in gleichem Maße abnimmt.

Das Büro als Marktplatz für gemeinschaftliches Wissen und Lernen

Die Hirnforschung hat längst bestätigt, dass Menschen besser lernen, wenn mehrere Sinne angesprochen werden. Während die Informationsvermittlung heute auch ausschließlich digital organisiert werden kann, bedarf die Verankerung neuen Wissens und seiner Anwendungsfelder als neue Kompetenzen möglichst vielfältiger Interaktionen mit anderen. Im Wilkhahn-Konzept des Human Centered Workplace wird das Büro deshalb zum Marktplatz für gemeinsames Wissen und gemeinschaftliches Lernen.

Qualifikation und Weiterbildung

Eine besondere Form des Lernens sind geplante gemeinschaftliche Schulungen und Weiterbildungen in eigens dafür ausgestatteten Räumen. Die Einrichtung des Seminarbereichs im Human Centered Workplace lässt sich einfach und schnell an Gruppengrößen, methodisches Setting und Medieneinsatz anpassen: 

• Die mAx-Klapptische überzeugen durch hohe Festigkeit und genial einfache Handhabung. Sie lassen sich kompakt stapeln und per Einhängeplatten werkzeugfrei zu vielfältigen Tischordnungen verketten.
• Die farblich auf die weißen Tischplatten und -gestelle abgestimmten, ebenfalls stapelbaren Metrik-Freischwinger sind einfach zu greifen und verbinden geräumigen Sitzkomfort mit einer zukunftsweisenden Formensprache.
• Zur verglasten Fassade orientiert bieten als Sitzgruppen angeordnete Insit-Bänke Möglichkeiten, in Kleingruppen zu arbeiten. Die straffe, ergonomische Polsterung und die normale Sitzhöhe erlauben auch längeres Arbeiten und variable Kombinationen mit den Metrik-Stühlen, um auch hier flexibel auf unterschiedliche Teilnehmerzahlen reagieren zu können.
• Die dem Seminarbereich vorgelagerte Terrasse kann deshalb witterungsabhängig ebenfalls als Gruppenarbeits- oder Pausenbereich genutzt werden. Outdoor-taugliche Chassis-Stühle und kleine, runde Aline-Tische bieten das passende Equipment.

Learning by doing im Team

Innovationsräume sind vor allem auch Lernräume. Methoden wie „Design-Thinking“ stellen das gemeinsame Entwickeln, Experimentieren und die wechselseitige Kompetenzvermittlung der Teilnehmenden in den Mittelpunkt. Positive Gruppenerlebnisse, direktes Feedback und vielfältige, physiologische Interaktionen triggern Aufnahmefähigkeit, Engagement und Erinnerungswert. Die Wechsel zwischen Settings und Methoden werden hier selbstorganisiert und in wechselnden Arbeitshaltungen ausgeführt.

• Mobile, kabellos elektrisch höhenverstellbare und mit vertikal schwenk- und beschriftbarer Arbeitsplatte ausgestattete Timetable Lift-Tische dienen als „All-in-one“-Werkzeuge: Als Meeting-Tische zum Sitzen und Stehen, als direkt beschreibbare gemeinsame Arbeitsflächen und als Wanddisplays zur Projektion, Präsentation und fotografischen Dokumentation des Erarbeiteten.
• Mobile Stand-up-Bewegungshocker animieren zu Haltungswechseln von Körper und Geist. Sie blenden unterschiedliche Hierarchie-Ebenen ebenso aus wie die heiteren Sitzböcke zum Anlehnen, Draufsitzen oder „Reiten“, so dass kaum Barrieren bestehen, um voneinander zu lernen.
• Die hölzernen Wandverkleidungen des Raums vermitteln wie das hinter der transluzenten Raumtrennung platzierte, wohnlich anmutende Besprechungssetting mit Occo-Stühlen und Confair-Falttisch Natürlichkeit und emotionale Wärme.
• Die Teilperforation dient einer guten Raumakustik und lässt sich mit Bildschirmen und Materialdisplays für die Workshops organisieren.

Lernen in hybriden Teams

So wichtig das Voneinander Lernen in interdisziplinär besetzen Projektgruppen ist, so bedeutend wird die Integration von gemeinsamen Lernphasen in den Arbeitsalltag. Die Zunahme von Remote-Arbeit verändert auch das Lernen im Büro. Statt sich ein- oder gar mehrtägig en bloc für Schulungen und Trainings aus dem Tagesgeschäft auszuklinken, können dank der Digitalisierung einzelne, zeitlich überschaubare Lehr- und Lernmodule vermittelt und eingeübt werden, ohne dass dafür Reisezeiten und Ortswechsel anfallen. Für das Lernen im Team wird es zukünftig ganz selbstverständlich sein, dass sowohl der Coach wie auch weitere räumlich verteilte Teams und einzelne Teilnehmende im Meeting- und Projektarbeitsraum virtuell zugeschaltet werden.

Gerade das Lernen in Kleingruppen erweist sich im Büro als besonders effizient. Im Human Centered Workspace sind daher kleine, innenliegende multifunktionale Besprechungsräume integriert, die mit großem Wanddisplays und integrierter Kamera auch für Videokonferenzen oder Videoseminare genutzt werden können.

• Occo-Stehtische und Barhocker sorgen für hohe Interaktion und Beteiligung. Gleichzeitig kann im Stehen sehr viel dynamischer vor der Kamera agiert werden.
• Die akustisch wirksame Verglasung und Vorhänge schaffen bei Bedarf die nötige Diskretion – und sorgen dafür, dass die Konzentration an den umliegenden Arbeitsplätzen nicht beeinträchtigt wird.

Wir hoffen, dass unser Human Centered Workplace-Konzept eine echte Hilfe bei der Gestaltung von Arbeitsumgebungen sein wird, in denen Menschen auch morgen noch produktiv und gerne arbeiten.